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Il deposito del Bilancio


Dal punto di vista civilistico le società di capitali devono pubblicare annualmente il bilancio d'esercizio, depositandolo presso il Registro delle Imprese tenuto dalle Camere di Commercio (articolo 2435 del Codice Civile):
·         fino al 2009, non c'erano vincoli di formato;
·         dal 2010, con l'entrata in vigore del DPCM 304/2008, per standardizzare i bilanci e automatizzare il loro trattamento informatico, i rendiconti devono essere depositati in formato XBRL, eXstensible Business Reporting Language, cioè linguaggio estensibile per la rendicontazione degli affari;
·         dal 2016 c'è un'ulteriore novità: vanno depositati in formato XBRL non solo i rendiconti, cioè lo stato patrimoniale e il conto economico, ma anche la nota integrativa; si tratta di un documento descrittivo, per sua natura più difficile da standardizzare; con il rischio concreto che la nota integrativa approvata dall'assemblea dei soci non sia conforme (come dovrebbe essere), ma solo sostanzialmente corrispondente, alla sua copia XBRL depositata presso il Registro delle Imprese! Questo tema è stato ben sviluppato dall'Unione Nazionale Professionisti Pratiche Amministrative nel documento Nota_xbrl_UNAPPA.pdf.
Dal punto di vista informatico XBRL nasce da XML (eXtensible Markup Language, linguaggio estensibile di marcatura): XBRL è un'estensione di XML, dal quale eredita il concetto di mark up (marcatura), cioè descrizione attraverso appositi <tag>, che sono etichette informative aggiunte al semplice testo allo scopo di precisare la natura di ogni dato (si veda la spiegazione contenuta nel sito di XBRL Italia: cos'è xbrl).

Dal punto di vista ragioneristico si tratta di un lodevole tentativo di standardizzare i bilanci, con un evidente beneficio derivante dall'adozione di un formato comune, che permette l'automatizzazione informatica dell'acquisizione, del trattamento e dell'analisi dei dati contabili pubblicati.
Di che si tratta in pratica.

Dopo una superficiale occhiata a qualsiasi bilancio d'esercizio, chiunque potrebbe affermare l'ovvio: si tratta di un insieme di numeri. Ciascuno di quei numeri ha un preciso significato, ma quel significato non è espresso dal numero in sé stesso: il numero ha bisogno di parole che lo descrivano per essere interpretato.
Faccio un piccolo esempio: se tra le tante cifre esposte in un ipotetico bilancio scegliessi di occuparmi del numero 123.400, esso potrebbe rappresentare il saldo della cassa, l'utile d'esercizio o chissà cos'altro; il numero in sé non lo rivelerebbe mai. Dopo aver appurato che quel numero rappresenti, per ipotesi, l'utile d'esercizio, potrei chiedermi se esso sia espresso in Dollari, in Sterline, in Euro o in chissà quale altra moneta di conto; inoltre potrei domandarmi chi abbia conseguito tale profitto e a quale periodo di tempo esso si riferisca (oppure, se fosse il saldo del conto cassa, in quale data esso sia stato rilevato). Ebbene, il formato XBRL, nel quale oggi vengono depositati i bilanci in Italia, consente di associare automaticamente ad ogni numero del bilancio tutte le parole che servono a comprenderlo.

Ma c'è di più: il fatto che XBRL sia uno standard internazionale a livello mondiale, rende la questione ancor più interessante, perché almeno da questo punto di vista il nostro Paese è all'avanguardia.

Ma non basta ancora: infatti, se l'impresa X SpA chiamasse il risultato del proprio bilancio UTILE D'ESERCIZIO, l'impresa Y Srl potrebbe legittimamente chiamarlo PROFITTO DELL'ESERCIZIO, dato che in Italia le due espressioni hanno il medesimo significato; per un lettore umano ciò non costituirebbe un problema, anzi donerebbe un minimo di varietà ai bilanci, che per loro natura tendono a una grigia uniformità; ma i file XBRL non sono destinati ad esseri umani: essi esistono per essere letti mediante computer da appositi software, i quali produrranno successivamente l'output per i lettori umani; ciò che manca al nostro ragionamento, quindi, è uno strumento in grado di rimuovere le inevitabili difformità linguistiche, che diventerebbero insormontabili errori semantici per qualsiasi software (questo almeno fino a quando non sarà cresciuto lo scarso livello d'intelligenza artificiale di cui sono dotati i nostri computer). In realtà tale strumento per rimuovere le difformità esiste: si chiama TASSONOMIA.

Il concetto di tassonomia (principio di ordinamento, dal greco TAXIS, ordine, e NOMOS, legge) si applica alle più svariate scienze umane; ma per tassonomia ci riferiamo qui semplicemente a un altro file simile agli XBRL, perché scritto anch'esso con un linguaggio di mark up: l'XSD (XML schema definition, definizione degli schemi per l'XML); entrambi i documenti (XBRL, il bilancio, e XSD, la tassonomia) sono quindi figli dello stesso padre: XML (a sua volta figlio di SGML, Standard Generalized Markup Language, linguaggio standard di marcatura generalizzato, nato nei primi anni Ottanta per uniformare la descrizione dei dati). Perciò il bilancio XBRL deve anche precisare in base a quale tassonomia XSD è stato compilato; e lo stesso risulta depositabile in Italia solo se l'XBRL prodotto dall'impresa si basa sull'XSD fornito dall'ente preposto: XBRL Italia; in pratica tutto questo:
·         si verifica senz'altro quando il software ufficiale di validazione, aggiornato all'ultima versione, non genera errori nell'analizzare l'XBRL da depositare;
·         significa che il file in questione rispetta tanto la grammatica XML / XBRL (cioè è well formed, internamente ben strutturato), quanto la tassonomia XML / XSD definita (cioè i dati contenuti esprimono un significato secondo la tassonomia ufficiale);
·         non vuol dire però che i valori di bilancio contenuti nell'XBRL siano veritieri e corretti, perché il controllo, fin qui, è solo formale.
In generale, quindi, la tassonomia, stabilisce quali parole siano utilizzabili per descrivere il bilancio e i numeri in esso contenuti. Per scopi di rendicontazione interna, ovviamente, un'azienda potrebbe utilizzare una qualsiasi tassonomia funzionante e funzionale ai propri obiettivi; e se dotata delle competenze informatiche necessarie, potrebbe anche creare una propria tassonomia interna; del resto la X che accomuna XML (padre), XBRL (bilancio) e XSD (tassonomia) abbrevia l'aggettivo inglese eXtensible, ossia estensibile: alla fine, anche la tassonomia è un file di testo, seppure scritto rispettando determinate regole informatiche. Ma per depositare i bilanci in Italia, ovviamente, la tassonomia ufficiale deve basarsi sugli schemi di bilancio previsti dagli articoli 2424 (contenuto dello stato   patrimoniale), 2425 (contenuto del conto economico) e 2427 (contenuto nota integrativa) del Codice Civile.

A questo punto avremmo ottenuto un bilancio XBRL validato, quindi conforme alla tassonomia ufficiale XSD, i cui numeri sono cioè descritti con le stesse parole utilizzate dall'intero insieme degli operatori italiani; tutto a posto, quindi? Ancora no! Infatti il secondo comma dell'articolo 2423 del Codice Civile (redazione del bilancio) recita: Il bilancio deve essere redatto con chiarezza e deve rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria della società e il risultato economico dell'esercizio. Può capitare, infatti, che la rigidità degli schemi imposti dalla tassonomia non consenta di ottenere una rappresentazione XBRL chiara, veritiera e corretta del bilancio aziendale; in termini più semplici, capita che le parole utilizzabili, previste dalla tassonomia, non siano sufficienti a descrivere una data realtà aziendale. Secondo i dati dell'Unioncamere nel 2015 sono stati depositati novecentomila bilanci: meno del 6% di essi non era conforme alla tassonomia; si tratta di una bassa percentuale, ma comunque di un numero di casi importante, compreso fra 45.001 e 53.999; e tale numero forse è destinato ad aumentare, perché quest'anno deve essere depositata in formato XBRL anche la nota integrativa, documento che più difficilmente si presta ad essere standardizzato.

In questi casi di non conformità la soluzione si chiama doppio deposito: si deposita l'XBRL non conforme allegando copia scansione del bilancio d'esercizio in formato PDF/A; del resto lo stesso Codice Civile già prevedeva espressamente la possibilità di derogare dagli schemi, al fine di garantire la rappresentazione chiara, veritiera e corretta della situazione aziendale (quarto comma del citato articolo 2423). L'adozione di XBRL comporta quindi un po' di fatica per tutti gli operatori, e richiede l'escamotage del doppio deposito per un rilevante numero di aziende… ma certamente i tanti piccoli sacrifici sono ripagati dagli enormi benefici in termini di fruibilità delle informazioni depositate.
Proprio per questo è lodevole lo spirito di collaborazione con cui le Camere di Commercio, tanto a livello nazionale, quanto a livello locale, hanno cercato di dare il loro contributo in una materia decisamente intricata, nella quale s'intersecano questioni civilistiche, informatiche e ragioneristiche.

Il manuale di Unioncamer.
Il 21/03/2016 Unioncamere, in collaborazione con il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, ha infatti pubblicato, il Manuale operativo per il DEPOSITO BILANCI al registro delle imprese - Campagna bilanci 2016, che in ottantaquattro pagine accompagna l'utente nell'intero cammino del deposito.
Il manuale e il corso della CCIAA Udine
Anche la Camera di Commercio di Udine, che già aveva dimostrato un notevole spirito collaborativo nella precedente campagna bilanci 2015, ha pubblicato la Guida alla presentazione dei bilanci e degli elenchi soci - marzo 2016, capitalizzando l'esperienza acquisita e focalizzando l'attenzione sugli errori più frequentemente rilevati nel corso delle precedenti campagne di deposito. La stessa Camera di Commercio di Udine ha organizzato tre interessanti incontri gratuiti destinati agli operatori del settore: Deposito bilanci 2016: incontri con il Registro Imprese.

In conclusione
Il sito ufficiale di XBRL paragona l'adozione di tale tecnologia al passaggio dalla fotografia su pellicola alla fotografia digitale. Quindi il meccanismo di pubblicazione dei bilanci in Italia costituisce un cambiamento epocale, d'avanguardia nel contesto dei Paesi sviluppati. Come abbiamo visto, il cammino del deposito bilanci talvolta è faticoso, seppur ben guidato dagli enti preposti.
Suggerimenti
Generalmente suggerisco di muoversi per tempo. E i bilanci, d'ordinario approvati entro il 30 aprile, devono essere pubblicati entro trenta giorni, cioè entro il 30 maggio. Soltanto otto settimane; meno di sessanta giorni: non è molto tempo! Un'importante scadenza che si sovrappone agli spesometri e ad altri adempimenti fiscali: attendere è pericoloso; anche perché la sanzione per il ritardato deposito del bilancio va da 103 a 1.032 euro.
Trovarsi l'ultimo giorno con la propria pratica bocciata non fa piacere a nessuno. Infatti, depositare il giorno dopo è già troppo oneroso: non è previsto ravvedimento, in questo caso.
Allora consiglio a tutti d'iniziare ad occuparsene, eventualmente anche in proprio: perché l'autonomo deposito del bilancio rimane tecnicamente possibile. Ma le problematiche sollevate da questo atto amministrativo (formati, frasi di conformità da utilizzare, corretta sottoscrizione dell'atto e dei suoi allegati, ecc.) suggeriscono la prudenza di rivolgersi a un professionista abilitato, per evitare problemi. Ogni giorno il nostro studio legale e tributario mette a disposizione dei clienti la perizia e la competenza qualificata dei suoi collaboratori... e non solo per il deposito del bilancio!

Per ulteriori informazioni ci contatti allo 0432/501768 o via email: studio@btstudio.eu,

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